Algemene Voorwaarden

1. Zakelijk adres en postverwerking

Officebundel.nl stelt een zakelijk adres ter beschikking voor inschrijving bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of als algemeen zakelijk correspondentieadres, zoals overeengekomen in de overeenkomst. De overeenkomst bevat de locatie en het pakket; deze indeling kan in de loop van de tijd worden aangepast. Aan de klant zullen door Officebundel.nl hiervoor geen extra kosten in rekening worden gebracht, noch zal de klant enig aanspraak op vergoeding of verrekening kunnen doen.

2. Kantoorservices

Officebundel.nl zal de additionele services gedurende kantooropeningstijden van maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van nationale feestdagen, ter beschikking stellen. Aanvullende diensten worden geleverd tijdens kantooruren van 09:00 tot 17:30. Indien Officebundel.nl van oordeel is dat een verzoek voor een bepaalde dienst bovenmatig is, behoudt Officebundel.nl zich het recht voor extra kosten in rekening te brengen bovenop de gebruikelijke tarieven, gebaseerd op de tijd die het leveren van de dienst met zich heeft meegebracht.

3. Internet en digitale diensten

Voor zover Officebundel.nl digitale diensten ter beschikking stelt (zoals het klantportaal of internet bij gebruik van vergaderfaciliteiten), is de klant verplicht te voldoen aan de voorwaarden van copyright, contractduur of andere voorwaarden zoals deze in enigerlei materiaal of op het netwerk van toepassing zijn. De klant onthoudt zich van het kopiëren, gebruiken of exploiteren van software of ander materiaal op enige wijze, tenzij hiertoe expliciet toestemming is verleend. Officebundel.nl doet geen concessies met betrekking tot de veiligheid van het netwerk (of het internet) of enige andere informatie die de klant erop plaatst. De klant dient alle veiligheidsmaatregelen te nemen die voor de eigen omstandigheden noodzakelijk zijn. Officebundel.nl kan niet garanderen dat een bepaalde graad van beschikbaarheid wordt bereikt en garandeert niet dat de services storingsvrij zijn.

4. Bij aanvang

Bij aanvang van de overeenkomst worden, voor zover van toepassing, de geleverde voorzieningen samen met de klant bekeken. De klant gaat ermee akkoord dat de geleverde voorzieningen in goede staat verkeren.

5. Gebruik

Het door Officebundel.nl ter beschikking gestelde adres en — voor zover van toepassing — de werk- of vergaderfaciliteiten mogen uitsluitend voor zakelijke en kantoordoeleinden worden gebruikt. Het is verboden dieren in de ruimten te houden. De klant zal de voorzieningen niet aan derden aanbieden of in gebruik geven. De naam Officebundel.nl mag op geen enkele wijze door de klant worden gebruikt dan wel in verband worden gebracht met de onderneming van de klant, anders dan voor het feitelijke gebruik van het zakelijke adres.

6. Naam en adres van de klant

Het is niet geoorloofd om (reclame)borden aan de deur van het pand te hangen of ergens anders zichtbaar in of buiten het pand te plaatsen. Het adres van Officebundel.nl mag uitsluitend worden gebruikt als correspondentie- en zakelijk adres conform het afgesloten pakket. Wanneer rekeningen niet of onvoldoende zijn betaald, is Officebundel.nl gerechtigd het recht op gebruik van het adres te beëindigen. Het is Officebundel.nl in dat geval toegestaan om post terug te sturen of te vernietigen.

7. Onderhoud van de voorzieningen

De klant zal — voor zover van toepassing — de werk- of vergaderfaciliteiten en de inrichting goed onderhouden en er zorg voor dragen dat deze in geen enkel opzicht worden beschadigd dan wel gewijzigd. De klant is aansprakelijk voor alle schade toegebracht door de klant of door degenen die met instemming van de klant gebruik maken van de voorzieningen en de gemeenschappelijke ruimten.

8. Meubilair en apparatuur

Het is verboden om, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Officebundel.nl, in de werk- of vergaderfaciliteiten ander meubilair, kantoorapparatuur, kabels, IT- of telecommunicatieapparatuur en aansluitingen aan te brengen.

9. Sleutels en beveiliging (alleen van toepassing bij pakketten met fysieke toegang)

Alle sleutels en toegangsmiddelen zijn eigendom van Officebundel.nl. Het is verboden deze te dupliceren of in gebruik te geven aan derden zonder voorafgaande toestemming van Officebundel.nl. Bij verlies of diefstal dient Officebundel.nl direct op de hoogte te worden gesteld; de daaruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de klant. Tijdens en buiten normale kantooropeningstijden is de klant verantwoordelijk voor het ordelijk (af)sluiten van de deuren van de ruimte en het gebouw.

10. Wettelijke regels

De klant zal voldoen aan alle wetten, verordeningen en beschikkingen die op haar of haar bedrijfsvoering van toepassing zijn. De klant mag niet onrechtmatig handelen. De klant dient alles na te laten wat het gebruik door anderen en door Officebundel.nl zou kunnen hinderen, schaden, of overlast of ergernis zou kunnen veroorzaken, of tot gevolg heeft dat verzekeringspremies verhoogd worden of verlies en schade veroorzaakt aan Officebundel.nl, de eigenaar van het gebouw of andere belanghebbenden.

11. Huisregels

De klant dient zich te houden aan de huisregels van Officebundel.nl die van toepassing zijn op het gebruik van het zakelijk adres en de overige voorzieningen.

12. Verzekeringen

De klant dient haar eigendommen, werknemers en eventuele derden gedurende de overeenkomst te verzekeren en verzekerd te houden. Officebundel.nl aanvaardt hiervoor geen enkele aansprakelijkheid.

13. Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)

Als verhuurder van zakelijke adressen (domicilieverlener) is Officebundel.nl wettelijk verplicht om de identiteit van UBO's (Ultimate Beneficial Owners) en vertegenwoordigers vast te stellen, dit dossier periodiek te actualiseren, en ongebruikelijke transacties te melden. De klant stemt ermee in om op verzoek per direct geldige legitimatiebewijzen en andere benodigde (bedrijfs)informatie te overhandigen. Het niet voldoen aan deze verplichtingen leidt tot directe ontbinding van de overeenkomst zonder recht op restitutie.

14. Toegang tot de accommodatie

Officebundel.nl heeft te allen tijde toegang tot de aan de klant ter beschikking gestelde voorzieningen. Tenzij er sprake is van overmacht (noodtoestand), zal Officebundel.nl trachten de klant van tevoren op de hoogte te stellen van bezichtigingen, inspecties, testen, reparaties, andere routinematige werkzaamheden, schoonmaak of onderhoud, alsmede van het tonen van de ruimte aan mogelijke toekomstige klanten. Officebundel.nl zal te allen tijde geheimhouding betrachten omtrent de bedrijfsvoering van de klant en eventuele door de klant verlangde veiligheidsvoorschriften in acht nemen.

15. Aanvang overeenkomst

Indien Officebundel.nl, om welke reden dan ook, niet in staat is bij aanvang van de overeenkomst de overeengekomen voorzieningen ter beschikking te stellen, is Officebundel.nl niet aansprakelijk noch kan Officebundel.nl hiervoor aansprakelijk worden gehouden. De klant heeft echter wel het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen zonder schadeplichtig te zijn. Indien de klant de overeenkomst niet met onmiddellijke ingang beëindigt, wordt de betaling van het basisbedrag opgeschort totdat de voorzieningen aan de klant ter beschikking kunnen worden gesteld.

16. Opschorting van de services

Officebundel.nl is gerechtigd, met voorafgaande mededeling, de overeengekomen services (inclusief de toegang tot de accommodatie) op te schorten in geval van overmacht, in welk geval de betaling van het basisbedrag voor een zelfde periode zal worden opgeschort.

17. De aard van de overeenkomst

Partijen spreken nadrukkelijk de wil en de intentie uit dat de overeenkomst, inclusief deze voorwaarden die daarvan een integraal onderdeel uitmaken, een service-overeenkomst is waarbij de nadruk ligt op het servicekarakter. Partijen komen overeen dat geschillen in het kader van deze overeenkomst strikt conform de bedoeling van partijen zoals opgenomen in deze overeenkomst en voorwaarden worden geïnterpreteerd en uitgelegd. De klant kan nimmer een beroep doen op ontruimingsbescherming. Het is de klant niet toegestaan haar rechten of verplichtingen uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden, dan wel de voorzieningen te laten gebruiken door derden niet zijnde een gelieerde onderneming, zonder voorafgaande toestemming van Officebundel.nl. Officebundel.nl is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst te allen tijde over te dragen aan derden.

18. Termijn

De overeenkomst wordt aangegaan voor de periode zoals aangegeven in de overeenkomst. Na het verstrijken van die periode wordt de overeenkomst voortgezet voor een aansluitende periode gelijk aan de initiële contracttermijn, tenzij één der partijen de overeenkomst beëindigt door middel van opzegging met inachtneming van de opzeggingsformaliteiten. Het basisbedrag van elke verlenging zal het marktconforme tarief zijn zoals dat door Officebundel.nl op het tijdstip van verlenging bekend wordt gemaakt.

19. Einde onderliggende huurovereenkomst

De overeenkomst eindigt indien de huurovereenkomst tussen Officebundel.nl en de eigenaar/beheerder van het pand eindigt, zonder dat Officebundel.nl in dat geval verplicht is tot vergoeding van de schade die hieruit voor de klant voortvloeit.

20. Opzegging overeenkomst

Ieder der partijen kan de overeenkomst opzeggen tegen het einde van de contractperiode, met inachtneming van een opzegtermijn van één maand. Opzegging dient schriftelijk te geschieden (e-mail of via het klantportaal volstaat). Indien de overeenkomst is aangegaan voor een periode van één maand, geldt eveneens een opzegtermijn van één maand.

21. Onmiddellijke beëindiging

Officebundel.nl kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen, zonder opzegging (tenzij de wet dat vereist), indien de klant:

• de door hem verschuldigde bedragen niet op de gestelde tijdstippen betaalt;
• enige verplichting uit de overeenkomst niet nakomt;
• het gebruik van de voorzieningen niet in overeenstemming is met normaal gebruik;
• zijn beroep of bedrijf geheel of voor een belangrijk deel staakt;
• de vrije beschikking over zijn vermogen of een deel daarvan verliest;
• als hij geen natuurlijk persoon is, zijn rechtspersoonlijkheid verliest, wordt ontbonden of feitelijk geliquideerd;
• in staat van faillissement wordt verklaard;
• een akkoord buiten faillissement aanbiedt of indien beslag gelegd wordt op goederen van de klant;
• komt te overlijden;
• niet voldoet aan de Wwft-verplichtingen zoals beschreven in artikel 13.

Indien Officebundel.nl de overeenkomst op grond van het bovenstaande met onmiddellijke ingang beëindigt, dient de klant desalniettemin aan de navolgende voorwaarden en verplichtingen te voldoen:

• betaling van eventueel gebruikte aanvullende diensten;
• betaling van het basisbedrag voor de resterende termijn van de overeenkomst indien geen onmiddellijke opzegging door Officebundel.nl had plaatsgevonden;
• vergoeding van alle door Officebundel.nl gemaakte kosten en te lijden schade.

Officebundel.nl is niet aansprakelijk voor eventuele kosten, verliezen of aanspraken van derden als gevolg van de onmiddellijke beëindiging.

22. Indien de services niet beschikbaar zijn

Mocht Officebundel.nl, om welke reden dan ook, niet meer in staat zijn de services en accommodatie te bieden zoals overeengekomen, dan eindigt de overeenkomst zonder dat daarvoor opzegging is vereist. In dat geval is de klant verplicht het basisbedrag te betalen en het bedrag voor eventuele aanvullende diensten tot aan de dag dat de overeenkomst eindigt of is geëindigd. Officebundel.nl zal trachten — doch is hiertoe nimmer gehouden — vervangende voorzieningen te vinden.

23. Bij einde overeenkomst

Bij einde van de overeenkomst dient de klant per direct het gebruik van het zakelijk adres te staken, zorg te dragen voor uitschrijving of adreswijziging bij de Kamer van Koophandel en bij andere instanties, en — voor zover van toepassing — de ter beschikking gestelde ruimte te ontruimen en op te leveren in de oorspronkelijke staat behoudens slijtage door normaal gebruik. Officebundel.nl behoudt zich het recht voor additionele bedragen in rekening te brengen voor reparaties die nodig zijn naast normaal gebruik en slijtage.

Indien de klant zonder toestemming van Officebundel.nl na beëindiging van de overeenkomst, in welke vorm dan ook, onbevoegd gebruik blijft maken van het zakelijk adres of de overige voorzieningen:

• is de klant aansprakelijk voor alle door Officebundel.nl te lijden schade en verliezen;
• blijft de overeenkomst en blijven de diensten onderworpen aan deze voorwaarden, en is de klant verplicht aan Officebundel.nl servicekosten te betalen gelijk aan tweemaal (2×) de normale kosten.

24. Werknemers

Indien de klant gedurende de looptijd van de overeenkomst en na beëindiging daarvan werknemers van Officebundel.nl benadert of in dienst neemt, is de klant aan Officebundel.nl een per direct opeisbare wervingsvergoeding verschuldigd ten bedrage van 6 maandsalarissen van de betreffende werknemer. Dit geldt eveneens voor personeelsleden die op interim- of detacheringsbasis werken.

25. Kennisgeving

Alle kennisgevingen en mededelingen die door Officebundel.nl of de klant worden gedaan, dienen schriftelijk (e-mail of via het klantportaal) te geschieden.

26. Geheimhouding

Omtrent de voorwaarden en de overeenkomst dienen partijen geheimhouding te betrachten. Geen der partijen zal zonder voorafgaande toestemming van de andere partij mededelingen doen omtrent de inhoud van deze overeenkomst, tenzij de wet of een autoriteit dit vereist. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de overeenkomst.

27. Vrijwaringen

De klant dient Officebundel.nl, haar personeel, gerelateerde vennootschappen en agenten te vrijwaren voor alle aanspraken, claims, schade, verlies en kosten als gevolg van of door:

• dood of verwonding binnen de voorzieningen die de klant gebruikt;
• derden die de klant heeft toegelaten, personeel van de klant en personen waarvoor de klant aansprakelijk is;
• boetes die Officebundel.nl worden opgelegd door gedragingen of nalatigheden van de klant;
• schade toegebracht aan de persoon of goederen van de klant of van derden, en aanspraken van derden ter zake.

De klant zal zich hiertegen afdoende verzekeren.

28. Schade en aansprakelijkheid

Officebundel.nl is niet aansprakelijk voor schade toegebracht aan de persoon of goederen van de klant of van derden door het optreden en de gevolgen van zichtbare en onzichtbare gebreken aan de voorzieningen, het gebouw of complex waarvan deze deel uitmaken, of ontstaan door weersomstandigheden, stagnatie in de bereikbaarheid, stagnatie in de voorziening van gas, water, elektriciteit, warmte, ventilatie of luchtbehandeling, storing van installaties en apparatuur, in- en uitstroming van gassen of vloeistoffen, brand, ontploffing en andere voorvallen, stoornis in het genot van het gebruik van de voorzieningen, en stoornis of tekortkomingen in de serviceverlening van Officebundel.nl, behoudens in geval van schade als gevolg van grove schuld of ernstige nalatigheid van Officebundel.nl ten aanzien van de staat van de voorzieningen of van het gebouw of complex waarvan deze deel uitmaken.

Officebundel.nl is niet aansprakelijk voor bedrijfsschade van de klant of voor schade als gevolg van de activiteiten van andere klanten of van belemmeringen in het gebruik van de voorzieningen die door derden worden veroorzaakt. Indien Officebundel.nl haar services om welke reden dan ook niet kan aanbieden, is haar aansprakelijkheid beperkt tot het terugbetalen van een redelijk deel van het basisbedrag.

De klant is verplicht tijdig maatregelen te nemen ter voorkoming en beperking van schade, en Officebundel.nl terstond op de hoogte te stellen indien zich schade heeft voorgedaan of dreigt voor te doen. Officebundel.nl is in geen geval aansprakelijk voor enige gederfde omzet, gederfde winst, verlies van verwachte (kosten)besparingen, verlies of beschadiging van data, claims van derden of gevolgschade. De klant wordt ten sterkste aangeraden zich voor dergelijke verliezen, schade, kosten of claims te verzekeren. Kosten die bij Officebundel.nl ontstaan en veroorzaakt zijn door nalatigheid van de klant, worden bij de klant in rekening gebracht. De algemene aansprakelijkheid van Officebundel.nl is te allen tijde beperkt tot een bedrag gelijk aan de factuurwaarde van maximaal de voorgaande 3 abonnementsmaanden.

29. Bescherming persoonsgegevens

Partijen komen overeen dat Officebundel.nl gerechtigd is persoonsgegevens van de klant te verwerken, aan derden te verstrekken en door te geven, op voorwaarde dat dit uitsluitend plaatsvindt:

• ter uitvoering van deze overeenkomst;
• ter werkvoorbereiding en fraudebestrijding;
• voor het verstrekken van informatie over nieuwe of voor de klant nuttige producten en diensten van Officebundel.nl of organisaties die Officebundel.nl voor de klant interessant acht;
• conform de wettelijke verplichtingen onder de Wwft en de AVG.

Voor meer informatie zie ons Privacybeleid.

30. Standaard services

Het basisbedrag voor de standaard services, inclusief btw, dient bij vooruitbetaling te worden voldaan over de te leveren standaard services voor de opvolgende maand, binnen 7 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.

31. Niet-tijdige betalingen

1. Is de klant in gebreke of in verzuim met het nakomen van één of meer van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van de klant. Indien de klant in gebreke blijft in de tijdige voldoening van een geldsom, dan verbeurt hij een dadelijk opeisbare boete van 15% over het nog verschuldigde bedrag, met een minimum van € 80,00 per factuur.
2. Indien Officebundel.nl hogere kosten heeft gemaakt die redelijkerwijs noodzakelijk waren, komen ook deze voor vergoeding in aanmerking.
3. De eventuele gemaakte redelijke gerechtelijke en executiekosten komen eveneens voor rekening van de klant.
4. De klant is over de gemaakte incassokosten rente verschuldigd.
5. Bij het niet of niet tijdig betalen van de factuur behoudt Officebundel.nl het recht om de diensten met onmiddellijke ingang op te schorten (inclusief het niet meer verwerken of doorsturen van post). Na herhaaldelijk mislukte incassopogingen zal de vordering worden overgedragen aan een incassobureau, waarbij de daarmee gepaard gaande wettelijke rente- en incassokosten voor rekening van de klant komen.